בפרק הקודם הסברנו מהן ההכנות המקדימות אותן יש לבצע על מנת להתחיל לעקוב אחר ההוצאות וההכנסות.
בפרק זה נתחיל באיסוף ותיעוד ההוצאות כשלב ראשון בדרך לקבלת תמונת מצב עדכנית על מצבנו הכלכלי.
נתחיל ..
ריכוז ההוצאות החודשיות לפי סעיפי הוצאה
במהלך שלב זה נעבור על הניירת הכלכלית שלנו (דפי חשבון, אשראי ועוד) ונרכז את כל החיובים לפי סוגי הוצאה לצורך זאת נשתמש בלשונית "הקפאת מצב" שבאקסל המצורף.
בהתאם לנתונים שהקלדנו יחשב האקסל את הממוצע החודשי בכל הוצאה.
נסביר את אופן העבודה בעזרת דוגמה.
אתם רוצים לרכז את הוצאות הדלק החודשיות בחודשים ינואר פברואר ומרץ.
עיברו על כל הוצאות ינואר וסכמו את הסה"כ של כל התנועות המתייחסות לדלק. לדוגמה: במהלך ינואר היו 3 תדלוקים 10.1 – 320 ש"ח 15.1 – 467 ש"ח 28.1 – 412 ש"ח
את סה"כ התנועות 1199 רשמו במשבצת של חודש 1 באקסל בלשונית "הקפאת מצב" כפי שמודגם בצילום המסך
כעת עברו לחודש פברואר וסכמו את כל הוצאות הדלק בחודש זה ואח"כ – בחודש מרץ
לאחר הכנסת הנתונים המסוכמים יתקבל בעמודת הממוצע – הסכום הממוצע החודשי של הוצאות הדלק.
חיזרו על התהליך בכל סוגי ההוצאה הכתובים באקסל.
הנחיות נוספות לאופן רישום ההוצאות
- הוצאה המתייחסת ליותר מחודש אחד קיימים לא מעט מקרים שבהם הוצאה היא דו חודשית (כגון חשבון מים) או הוצאה חצי שנתית (כגון אגרת הטלויזיה) במקרים אלה נחלק את ההוצאה למספר החודשים שהיא מתייחסת אליהם.
דוגמה: הוצאת מים דו חודשית – יש לחלק ל 2 ולכן אם היה בפברואר חיוב של של 220 ₪ , נחלק את הסכום ל-2 ונרשום 110 בפברואר וזה יהיה הממוצע החודשי שיופיע בעמודת הממוצע. הערה : בהוצאות המושפעות משינויים עונתיים כמו חשמל מומלץ לבדוק את הממוצע החודשי על בסיס כל החשבונות בשנה האחרונה (6) וכך יתקבל ממוצע המבוסס על ההוצאה בחודשי החורף והקיץ. והערה טכנית נוספת : אין צורך לרשום נתונים בכל חודש כדי שהאקסל יחשב את הממוצע. במקרה הצורך ניתן לרשום את הסכום הממוצע שחישבתם בחודש אחד וזה הסכום שיופיע בעמודת הממוצע. כגון בסעיף החשמל
- תאריך ההוצאה כל הוצאה תרשם לפי מועד הביצוע שלה ולא מועד החיוב. לדוגמה: קניית מזון בסופר שבוצעה בתאריך 12.1 וחויבה בתאריך 10.2 – תירשם בחודש ינואר.
- הוצאות בתשלומים הוצאה קשיחה שהינה הוצאה שאי אפשר לשנות בטווח הקצר. הוצאות אלה מתבצעות אחת לפרק זמן כגון ארנונה, אגרת טלויזיה או תשלום לגנים. דוגמה להוצאה כזאת : ביטוח רכב – אם בחרתם לשלם הוצאה כזאת בתשלומים – יש לסכם את כל התשלומים המתייחסים לשנת ביטוח אחת ולחלק ב- 12. סכום זה יש לרשום באחד החודשים וזה יהיה הממוצע החודשי.
הוצאה גמישה הינה הוצאה שניתן לשלוט בה ולהקטין אותה או לבטלה כליל בחודש מסויים כגון הוצאת ביגוד והנעלה. אם בחרתם לבצע הוצאה זאת בתשלומים מומלץ לרשום את כל סכום הקניה בחודש בו בוצעה הקנייה.
בפרק הבא נלמד כיצד מתעדים את ההכנסות, ובסיומו תוכלו לקבל את השורה התחתונה – גרעון תקציבי או עודף ..
