בפרק הקודם למדנו כיצד לבנות תקציב משפחתי
בפרק זה נלמד כיצד לבצע מעקב אחר ההוצאות/הכנסות באופן שוטף. לצורך המעקב ניעזר בתקציב שבנינו בפרק הקודם.
מעקב זה יתבצע בלשונית "מעקב שוטף" שבאקסל.
לשונית "מעקב שוטף" מכילה טבלה מרכזית בה נקליד את התנועות במהלך החודש.
[תנועה = הוצאה או הכנסה בודדת (כגון: תשלום ארנונה בסך 320 ₪ ב- 1.2.13, רכישת נעליים ב- 457 ₪ ב- 12.2.13) ]
בצד שמאל של הגיליון מוצגת טבלה מסכמת שבה מופיעים נתוני התקציב שהכנסתם בשלב הקודם.
כל תנועה יש לייחס לסעיף ההוצאה המתאים. כאשר תעמדו על שדה בעמודת "שם ההוצאה" יופיע משמאל חץ. לחיצה עליו תפתח רשימה של כל סעיפי ההוצאה. בחירת הסעיף המתאים ולחיצה עליו תכניס אותו לשורת ההוצאה.
כל תנועה שנכניס תתווסף בסעיף המתאים בטבלה המסכמת משמאל. לדוגמה: אם סך ההוצאות על סעיף מזון וחומרי ניקוי היה 3055 ₪ וכעת הכנסתם תנועה של 200 ₪ – תקבלו את הסכום 3,255 ₪ בטבלה המסכמת כמודגם בצילום להלן.
שימו לב שאם הקצבתם לסעיף זה סכום נמוך יותר (בדוגמה לעיל: 2500) יופיע ההפרש בצבע אדום כהתראה.
להלן הנחיות כלליות למעקב השוטף :
- את הדיווח השוטף בתוכנה מומלץ לבצע אחת לשבוע לפחות. תדירות שבועית תאפשר לכם להיערך מבעוד מועד לחריגות צפויות בהמשך החודש ועם זאת לא תהיה מעיקה מידי.
- אל תסתפקו רק באיסוף נתונים והכנסתם לאקסל. הקדישו זמן להפקת תובנות מהתוצאות. לדוגמה: אם נתקלתם בחריגה בסעיף מסויים בידקו אם יש סעיף אחר שיש בו עודף שאפשר להעביר לסעיף החורג. וזאת כדי שתישארו מאוזנים בסוף החודש.
- חשוב לרשום את התאריך והסכום במדויק. כך יהיה לכם קל יותר למצוא את התנועה וגם לא יהיו לכם הפרשים שלא תדעו את מקורם בסוף החודש.
- שימרו קבלות של רכישות באשראי, הן יקלו עליכם לדעת על מה היתה ההוצאה. יתכנו מקרים שהתנועה המופיעה בדף החשבון של חברת האשראי אינה מזכירה את החנות בה רכשתם מוצר/שירות.
- הוצאות במזומן:
חשוב לתעד את ההוצאות במזומן בצמוד למועד התרחשותן. אחת לכמה ימים אתם מושכים כסף בכספומט. סכום זה יכול לשמש אתכם לרכישת מזון בעבודה, נסיעות בתחבורה ציבורית, דמי כיס לילדים ועוד. רצוי לתעד את סעיפי ההוצאה שעליהם הוצאתם אותו. כך תוכלו לבחון כמה באמת הוצאתם על כל סעיף ולא תישארו עם סכום גדול בסעיף "משיכות מכספומט" שאינו אומר הרבה.
תיעוד בזמן אמת של הוצאות במזומן יכול להתבצע על ידי רישום בפנקס שנמצא איתכם תמיד, תיעוד בטלפון הסלולרי. שמירת קבלות ועוד. מה שנוח לכם – ובלבד שתתעדו הוצאות אלה.
החליטו מה מידת הפירוט שאתם מעוניינים לתעד רכישות במזומן (לא חייבים לתעד כל מסטיק..)
אם עדיין נותר כסף מזומן שיצא ואינכם יודעים על מה – רשמו אותו בסעיף "מזומן ללא מעקב"
לסיכום
אם ביצעתם את השלבים המתוארים במדריך זה, עשיתם צעד גדול בדרך להתנהלות כלכלית מושכלת.
ככל שתקפידו לבצע בקרה על התקציב תגלו שאתם משיגים שליטה רבה יותר וצמצום של אי הוודאות בכל הנוגע למצבכם הכלכלי.
אתם מוזמנים לפנות אליי בכל שאלה או הערה שיתעוררו בעקבות השימוש במדריך זה ובכלל.
מאחל לכם הרבה ברכה שפע והצלחה בכל אשר תפנו.
איתן יובל
052-5559906
eitan@vider.co.il
